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會議場地選定應注意哪些問題
會議的舉辦涉及到諸多的方面,其中大致包括確定會議目的、會議的主題、會議的類型、會議的流程和環節、會議的場地等等。這幾項最主要的環節共同構成了一場完整的會議活動,本文要探討的是這幾項環節中會議場地的選擇。我們知道,工要善其事,必先利其器。會議活動的場地便是決定會議活動效果的關鍵“利器”。從古至今,但凡重大的活動往往都是選擇大氣磅礴的場地,人們對活動場地選址重要性的認識已經為時已久,日至今日,一些小型活動的舉辦都非常注重活動場地的選擇,雖然會議場地的選擇是一項很關鍵的會前準備工作,但是我們不能沖動和盲目的選擇,要把會議的主題和類型作為主要的參考依據。
在選擇會議的場地時,我們應該注意到幾個比較重要的因素。第一,會議場地是否和會議主題或者內容合適,比如企業如果舉辦年會活動,那么應該選擇大型酒店舉行;如果是政府或者機關單位舉辦學術性的研討會那么就應該選擇相對嚴肅的會議中心等。第二,選擇會議場地如果條件允許,務必要實地考察。特別是從來沒有辦過活動的新場地,如果沒有實地考察的話,對現場情況不了解會對整體的會議舉辦進度產生很大影響。第三,在選擇會議場地時,務必要考量整體會場能容納的人數,根據參加會議的人數做出初步的規劃。第四,選擇合適的會議場地,費用也是有一項重要的參考標準,選擇性價比更高的才是更好的。
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